מאחורי כל אירוע מושלם עומדים כל המשתנים אשר הפכו אותו לכזה: מהם? וכיצד גם אתם תוכלו להפיק אירוע מושלם משלכם?

מחויבות, ארגון, דיוק, תאום, ראיה רחבה, כל אלו ועוד הן תכונות הנדרשות ממפיק אירועים מוצלח. עם זאת, גם אם לא ניחנתם בכל התכונות כולן, בעזרת הטיפים הבאים תוכלו להפיק, לתכנן ולארגן אירוע שהנו לא פחות ממושלם.

קודם כל: בחרו רעיון

כל אירוע מתחיל מרעיון אחד מוצלח ומשם ממשיך. לכן עליכם קודם כל לבחור את הקונספט. לאחר שעשיתם זאת עליכם לרדת לעובי הקורה ולבחון את האירוע לגופו, תוך התייחסות לכל הצרכים, ראיית כל הפרטים הקטנים ובחירת שירותים איכותיים ומותאמים אישית. אירוע מושלם הוא כזה שמביא לידי ביטוי את הרעיון הנבחר בכל הפרטים, ולו הקטנים ביותר, ומתרגם אותם לכדי אווירה מיוחדת.

אל תוותרו על קולינריה משובחת

בין אם בחרתם קייטרינג חלבי, בין צמחוני ובין אם טבעוני, בכל מקרה חשוב כי הקייטרינג יהיה כמה שיותר איכותי, שהמרכיבים בהם נעשה שימוש יהיו טריים והתפריט יצירתי אך לא מדי. כאן חברת הקייטרינג נכנסת לתמונה ובעזרתה תוכלו ליצור בדיוק את הרושם הרצוי. מה יש לבדוק? נושאים רבים החל בעלויות ועד למגוון שהחברה מציעה. מומלץ ורצוי להגיע לטעימות טרם האירוע לשם בניית תפריט העונה על כל הצרכים והעדפות שלכם.

שימו לב להוצאות

בדרך כלל כאשר מתכננים אירוע מגדירים לכך תקציב. אין זה משנה מה הסכום אותו הקצתם לנושא, הקפידו לתכנן מראש על מה תבזבזו את הכסף ולערוך בקרה על ההוצאות לכל אורך הדרך. כך תוכלו לחשב עלויות, להקצות כספים בצורה מחושבת ורציונלית ולהבטיח שאתם ממצים את התקציב שעומד לרשותכם על הצד הטוב ביותר.

בחרו מיקום שייצג את האירוע

מרכיב נוסף וחשוב ליישום הרעיון ההתחלתי שלכם הוא המיקום. קיים היצע נרחב של מיקומים אופטימליים לאירועים וכדי להחליט עליכם לשקול משתנים כמו: הנוף שאתם רוצים לראות, גודלו של המקום, אופיו – האם כפרי, מודרני, קלאסי או יוקרתי, נגישות של המיקום וכמות המוזמנים שהוא יכול להכיל. כמו כן עליכם לשים דגש על היקף השירותים שהמקום מציע ולוודא כי כל המכלול נותן את המענה המדויק לאופיו של האירוע.

עבודה נכונה מול ספקים

עבודה עם ספקים מקצועיים ואיכותיים יכולה לעשות הבדל משמעותי בין אירוע מוצלח לבין אירוע שיוגדר ככישלון. אוכל, ציוד, שירותי צילום, מוסיקה, אטרקציות, עיצוב, בידור, כל מה שתבחרו לשלב באירוע יגדיר את אופיו. לכן עליכם לוודא שאתם בוחרים בספקים עם המלצות אשר שמם הולך לפניהם בתחום. עם זאת יש לציין כי האחריות אינה מוטלת על הספקים לבדם, כי אם גם עליכם. הקפידו לנהל פגישות מסודרות, להיות ברורים עם הרצונות שלכם ולנהל עם הספקים קשר הדוק, כך תבטיחו שהתוצאות יהיו אופטימליות ויענו על הציפיות שלכם.

אמצו לכם כמה טרנדים

עולם האירועים הוא מאוד דינמי ומשתנה ללא הרף. מדי שנה יוצאים טרנדים חדשים לשוק והופכים ללהיט. אם ברצונכם לתכנן אירוע מוצלח אנו ממליצים לכם לשלב גימיק אחד או שניים בתוך האירוע. גימיקים יכולים להיות מגנטים או מתנות לאורחים או אף קיטרינג חלבי או טבעוני שכיום נחשבים לטרנדים חמים. כאשר אתם משלבים אלמנטים עכשוויים האירוע שלכם ייתפס כצעיר, רענן וחדשני.

ניהול לוגיסטי קפדני

החל באסתטיקה, דרך ניהול נכון של זמנים ועד לתיאום מדויק של ספקים, ניהול נכון וקפדני יבטיח שכל הפרטים הקטנים ישתלבו לכדי אירוע מוצלח במיוחד ויישמו את הרעיון שלכם על הצד הטוב ביותר. ניהול נכון הוא גם זה שיאפשר לכם לצפות בעיות שעלולות לצוץ ברגע הנכון ולהתמודד עמן כמה שיותר טוב בזמן אמת.

האירוע מתחיל אך העבודה עדיין לא נגמרה

לאחר שלבי התכנון השונים מגיע הזמן לאירוע עצמו. גם אם הכל התנהל כשורה עד כה, זהו לא הזמן לשקוט על השמרים. עליכם עדיין להישאר בעניינים, לוודא שהכל מתקתק, ששום דבר לא חסר, שאין שום בעיות שמתרחשות בזמן אמת, שהצוות המקצועי פועל ומספק שירותים על הצד הטוב ביותר וששום דבר אינו בלתי צפוי מבחינתכם.

לסיכום, אירוע מושלם הוא שילוב של מספר אלמנטים. החל משלב הרעיון ההתחלתי, דרך ניהול נכון של התקציב ועד לניהול לוגיסטי קפדני, אלו כל השלבים בדרך להפוך את האירוע שלכם להצלחה אמיתית.

שינוי גודל גופנים
ניגודיות