בעת תכנון והפקת אירוע עליכם להתמודד עם החלטות רבות. בחירת מקום לאירוע היא אחת ההחלטות החשובות ביותר מכיוון שלה יש את ההשפעה הכי גדולה על האירוע שלכם.

האווירה במקום, החוויה של האורחים, אפשרויות הקייטרינג והתאריך בו האירוע יתקיים כל אלו ועוד הם משתנים שעשויים להיות מושפעים ממקום האירוע. נכון, זה אולי נשמע מעט מאיים, אך אינכם צריכים לחוש מאוימים. הנה כמה טיפים, הנחיות ושיקולים שיש לקחת בחשבון בעת בחירת אולם או גן אירועים.

מתי בכלל מתחילים בחיפושים?

כמה שיותר מוקדם יותר טוב. ישנם מקומות אשר משוריינים כבר שנה מראש. ככל שהאולם או גן האירועים הנם מבוקשים יותר, כך יהיה קשה לשריין אותם בהתראה קצרה. לכן אם אתם יודעים על תאריך מסוים בו ברצונכם להינשא, מהרו למצוא אולם ולסגור את התאריך. כאשר האולם סגור, תוכלו להתפנות לארגן דברים נוספים ולא פחות חשובים.

את תהליך החיפוש מומלץ לנהל על פי הקריטריונים הבאים:

מיקום

רוב האנשים מחפשים מיקום הקרוב למקום מגוריהם, במיוחד אם האירוע נערך באמצע השבוע. עם זאת אם ברצונכם להינשא במקום יותר מרוחק עליכם גם לדאוג לאפשרויות לינה, הסעות, חניה וכן הלאה. וודאו כי מדובר במיקום נגיש שכן מגיעים אליו מוזמנים מגילאים שונים, חלקם אף יכולים להיות מוגבלים פיזית. רצוי לבחון כמה מקומות במקביל על מנת להבין מהן האפשרויות שעומדות לרשותכם במסגרת התקציב, אך קודם כל יש להחליט על אזור גיאוגרפי בו האירוע יתקיים.

כמות המוזמנים

גודל האירוע הוא משתנה נוסף אשר צפוי להשפיע על בחירת המקום לאירוע. מטבע הדברים, לא תוכלו לקיים אירוע של 400 איש במתחם המתאים ל- 250. ולהיפך, יהיה זה לא מתאים לקיים אירוע אינטימי במקום רחב ממדים. לכן רגע לפני שאתם יוצאים לסבב מקומות אפשריים, ערכו רשימת מוזמנים. לאחר שתדעו כמה מוזמנים צפויים להגיע לשמוח עמכם יהיה לכם יותר קל לבחור את המיקום המתאים.

אופי האירוע

בחירת המיקום לא פעם תושפע גם מאופיו של האירוע. ישנם מקומות המתאימים יותר לאירועים המוניים, אחרים מתאימים לאירועים אינטימיים. יש גני אירועים שמתאימים לאירועי קיץ בעוד שאחרים יספקו מענה לחתונות חורף. לכל אירוע ישנם הצרכים והמאפיינים שלו והמיקום בו בוחרים צריך לספק את המענה המושלם לצרכים אלו ולעמוד בציפיות. כדי למקד את החיפוש עליכם להגדיר את המאפיינים של האירוע ולכוון מראש למקומות שעומדים בקריטריונים.

גודל התקציב

אומנם הוא אחרון, אך ראשון בחשיבותו עבור רבים מהאנשים: גודלו של התקציב שלכם. היכולות הכלכליות משתנות ממשפחה למשפחה, כמו גם הסכום אותו מעוניינים להשקיע בתכנון והפקת אירוע. לכן כדי לדעת מבעוד מועד אלו מקומות מתאימים ליכולות ולרצונות שלכם, הגדירו מראש את גבולות התקציב וחפשו מקומות שאינם חורגים מהם. בעזרת מסגרת תקציבית תוכלו לסנן מקומות פחות מתאימים מראש ולדבוק באלו שכן.

נסכם: ישנם קריטריונים רבים המשפיעים על בחירת המקום לקיום האירוע שלכם. אך חשוב לציין כי לא תמיד השיקולים הרציונליים צריכים להכתיב את העניינים, עליכם להרגיש חיבור למקום שנבחר ולסמוך גם על תחושתכם הפנימית.

שינוי גודל גופנים
ניגודיות